Titre du poste : Administrateur/administratrice de bureau et de ressources humaines (RH)
Lieu de travail : Halifax, N.-É.
Type de poste : Temps plein (35 heures/semaine)
Supérieur immédiat : Directrice générale
Salaire : 45,645 $ /an, assorti d’un ensemble complet d’avantages sociaux

L’OPPORTUNITÉ

L’Association des agences au service des immigrants de la région atlantique (ARAISA) est à la recherche d’un administrateur ou d’une administratrice de bureau et de RH, pour rejoindre son équipe en expansion. Sous la responsabilité de la directrice générale, l’administrateur ou l’administratrice de bureau et de RH supervise et met en œuvre les procédures administratives et maintient les flux de travail nécessaires en coordonnant les services administratifs.

À PROPOS DE L’ORGANISME

ARAISA est un organisme-cadre sans but lucratif qui fait office de voix collective et de forum pour ses membres, qui se consacrent à l’établissement et à l’intégration des immigrant-e-s et des réfugié-e-s dans la région de l’Atlantique. ARAISA s’efforce d’accroître l’efficacité de ses membres par ses initiatives de soutien au secteur et ses contributions aux forums régionaux et nationaux.

ARAISA fournit des occasions de développement professionnel et de réseautage, facilite l’échange d’information et de ressources, dirige des groupes de travail sectoriels, organise des réunions avec des personnes clés et représente ses membres par ses liens avec des organismes nationaux, dans le but d’exercer une influence positive sur les politiques et les pratiques d’établissement et d’intégration.

FONCTIONS ET RESPONSABILITÉS

Administration de bureau (70 %)

  • Gérer et rationaliser le flux d’informations au sein d’ARAISA
  • Développer et tenir à jour les systèmes administratifs et communiquer les procédures opérationnelles au personnel
  • Aider le personnel à utiliser le système de GRC de l’organisation et à résoudre les problèmes informatiques mineurs
  • Maintenir des systèmes de classement organisés et sécurisés pour les dossiers administratifs et les dossiers du personnel
  • Tenir les inventaires, commander et distribuer les fournitures de bureau, les clés, les laissez-passer et les équipements
  • Coordonner le maintien, l’entretien et la mise hors service des équipements de bureau
  • Maintenir des bases de données pour les licences, les abonnements, les fournisseurs et les dossiers de l’entreprise
  • Assurer la liaison avec les contacts externes, y compris le propriétaire, les agents de sécurité et le personnel du bâtiment
  • Coordonner les améliorations ou les réparations locatives
  • Veiller à la propreté, à l’organisation et à l’approvisionnement des parties communes
  • Planifier et fournir un soutien administratif et logistique pour les réunions du personnel
  • Aider à la préparation des réunions du conseil d’administration, y compris la rédaction des procès-verbaux
  • Coordonner l’organisation des voyages et les réservations pour le personnel d’ARAISA et les parties externes

Ressources humaines (30 %)

  • Faciliter l’intégration des nouveaux employés, en veillant à ce que les documents nécessaires soient remplis, à ce que les politiques et les procédures soient examinées et à ce que les systèmes et les technologies de bureau soient mis en place/expliqués
  • Soutenir la direction dans le processus de recrutement, y compris les offres d’emploi et la coordination des candidats
  • Coordonner les processus de désengagement, y compris les entretiens de départ et la restitution de l’équipement
  • Gérer l’inscription, l’intégration et la cessation d’activité des employés dans les régimes d’avantages sociaux collectifs
  • Informer le prestataire de services de paie des changements et des ajustements de personnel
  • Examiner et transmettre les relevés des régimes d’assurance maladie au personnel du service des finances
  • Tenir à jour les politiques et procédures en matière de RH et les communiquer au personnel
  • Créer et mettre à jour des modèles de feuilles de temps et coordonner les congés du personnel
  • Organiser des formations de groupe pour le personnel
  • Maintenir et mettre à jour les organigrammes et la base de données des employés
QUALIFICATIONS ET COMPÉTENCES REQUISES POUR LE POSTE

Formation/expérience

  • Formation postsecondaire dans le cadre d’un programme accrédité en administration, en gestion d’entreprise, en ressources humaines ou dans un domaine connexe OU autre formation postsecondaire et expérience connexe
  • Expérience dans l’administration d’un bureau ou dans un poste d’assistant(e) RH est un atout

Compétences

  • Compétences en matière d’organisation et de gestion du temps
  • Souci du détail et haut niveau de précision
  • Capacité à communiquer efficacement et avec assurance
  • Capacité avérée à rédiger, relire et réviser des procès-verbaux et d’autres documents écrits
  • Solides compétences informatiques, notamment en matière de MS Office, SharePoint, des applications de base de données, des plates-formes de réunion en ligne et d’autres outils de productivité bureautique, avec une aptitude à apprendre de nouveaux logiciels et systèmes
  • Capacité avérée à travailler à la fois de manière indépendante et en coopération avec un degré élevé d’initiative, de responsabilité, d’efficacité et d’enthousiasme
  • Excellent jugement et discrétion dans le traitement d’informations nécessitant une certaine confidentialité
  • Bilinguisme (anglais-français) un atout
CONDITIONS DE TRAVAIL
  • Le personnel d’ARAISA travaille dans un environnement de travail hybride, qui comprend un minimum de deux jours par semaine dans les bureaux d’ARAISA, ainsi que des réunions régulières en personne avec l’ensemble du personnel, conformément à notre manuel de politique des ressources humaines, qui peut être mis à jour périodiquement
  • Des déplacements dans la région de l’Atlantique peuvent être exigés à l’occasion
RÉMUNÉRATION ET AVANTAGES SOCIAUX

Il s’agit d’un poste à temps plein (35 heures/semaine) débutant dès que possible. Pour ce poste, le salaire annuel est de 45 645 dollars, et comprend également :

  • un ensemble d’avantages sociaux et un régime de santé compétitifs
  • des cotisations à un REER après un an
  • 3 semaines de vacances, plus 16 jours de congés payés supplémentaires par an
  • Jours de maladie (jusqu’à 12 par an) et jours personnels (jusqu’à 3 par an)
  • des occasions de perfectionnement professionnel
  • un environnement de travail flexible et positif
PRÉSENTATION DES CANDIDATURES

Pour poser votre candidature, envoyez votre lettre de présentation et votre curriculum vitæ, en anglais ou en français, en un document, à jobs@araisa.ca, et indiquez comme objet « Administrateur/administratrice de bureau et de ressources humaines ». Veuillez vous assurer de démontrer dans votre lettre de motivation comment vous répondez aux qualités et compétences ci-dessus.

En tant qu’organisation soucieuse d’équité, ARAISA encourage les candidatures de personnes représentant toute la diversité des communautés au Canada, y compris les complexités des identités intersectionnelles telles que les facultés, l’âge, la classe, le genre, la race et l’orientation sexuelle.